Для эффективного сотрудничества с новым контрагентом важно пригласить его в вашу систему электронного документооборота. Это поможет упростить процесс обмена документами и ускорить бизнес-процессы. Чтобы пригласить нового партнера, следуйте этим шагам:
Во-первых, убедитесь, что у вашего нового партнера есть электронная подпись. Без нее он не сможет участвовать в электронном документообороте. Если у него ее нет, помогите ему получить электронную подпись у удостоверяющего центра.
Во-вторых, создайте нового пользователя в системе электронного документооборота. Укажите его контактную информацию, права доступа и другие необходимые данные. Не забудьте указать правильный адрес электронной почты, так как на него будет отправлено приглашение.
В-третьих, отправьте приглашение новому партнеру. В системе электронного документооборота Сибис это можно сделать в несколько кликов. После отправки приглашения новый партнер получит письмо на указанный адрес электронной почты с инструкциями по активации учетной записи.
После активации учетной записи новый партнер сможет начать обмен документами в системе электронного документооборота. Важно напомнить ему, что для отправки документов ему понадобится электронная подпись.
Важно! Убедитесь, что новый партнер правильно настроил свою систему для работы с вашей системой электронного документооборота. В противном случае, это может привести к задержкам в обмене документами и ошибкам в процессе.
Подготовка к сотрудничеству в цифровой среде
Прежде чем пригласить нового партнера в систему электронного документооборота (ЭДО), важно убедиться, что ваша компания готова к этому шагу. Начните с оценки своей инфраструктуры и технических возможностей. Убедитесь, что ваша система способна обрабатывать и передавать электронные документы в большом объеме и высокой скорости.
Также важно убедиться, что ваши сотрудники готовы к работе в цифровой среде. Проведите обучение персонала работе с системой ЭДО, чтобы они могли эффективно обмениваться документами с новым партнером. Кроме того, убедитесь, что у вас есть необходимые лицензии и сертификаты для работы в системе.
Перед приглашением нового партнера, важно также согласовать все детали сотрудничества, в том числе формат и порядок обмена документами, ответственность сторон за технические сбои и другие аспекты, которые могут возникнуть в процессе работы.
Не забудьте также уведомить своего нового партнера о всех нюансах работы в системе ЭДО, чтобы избежать возможных проблем в будущем. Это может включать в себя предоставление им инструкций по настройке системы и обучению работе с ней.
Отправка приглашения и дальнейшие действия
Первый шаг — авторизоваться в Сибис и перейти в раздел «Приглашения». Нажмите кнопку «Создать приглашение» и заполните необходимые поля. Укажите email адресат, к которому будет привязана учетная запись. Выберите роль для нового пользователя и укажите организацию, к которой он будет привязан.
После отправки приглашения, адресат получит письмо с инструкциями по регистрации. Важно отметить, что приглашение будет действительным в течение 7 дней. Если адресат не зарегистрируется в течение этого времени, вам придется отправить новое приглашение.
После регистрации нового пользователя, он появится в списке контрагентов вашей организации. Вы сможете видеть статус его учетной записи и отправлять ему документы через Сибис. Важно помнить, что новый пользователь должен активировать свою учетную запись, перейдя по ссылке из письма-приглашения.
Если вы хотите отозвать приглашение, вы можете сделать это в разделе «Приглашения», нажав кнопку «Отозвать» возле соответствующего приглашения. После отзыва приглашения, адресат не сможет зарегистрироваться через него.
